Ãœbergabe dienstlichen Schriftguts an das ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹
- Unterlagen, die nicht mehr für den laufenden Dienst- bzw. Geschäftsbetrieb benötigt werden, sind nach Ablauf der in Rechts- oder Verwaltungsvorschriften geregelten Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch 30 Jahre nach deren Entstehung dem ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ anzubieten. Im Einvernehmen mit dem ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ können die aktenführenden Stellen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, zur Ãœbernahme anbieten.
- Die Abgabe von Unterlagen erfolgt nur in Verbindung mit dem analog und digital an das Archiv zu übermittelndem Aussonderungsverzeichnis (s. Download-Bereich).
- Die Aussonderungsverzeichnisse sind vollständig ausgefüllt, zweifach auszufertigen und vom zuständigen Leiter der aktenführenden Stelle zu unterzeichnen. Dabei sind von diesem in der enstprechenden Spalte des Aussonderungsverzeichnisses die Aufbewahrungsfristen vorzuschlagen, soweit nicht Rechts- oder Verwaltungsvorschriften bzw. Fristenkataloge oder Richtlinien diese genau bestimmen. Festgelegte Aufbewahrungsfristen wirken sich nur bedingt auf die Entscheidung der ´¡°ù³¦³ó¾±±¹·Éü°ù»å¾±²µ°ì±ð¾±³Ù aus. Sie bedeuten somit nicht, dass Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen nach dieser Handreichung abgelaufen sind, ohne vorherige Zustimmung des ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹s vernichtet werden dürfen. Dies gilt im übrigen für alle dienstlichen Unterlagen.
- Vor Ãœbergabe der Unterlagen an das ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ sind eventuell vorhandene Metallteile, wie Büro- und Heftklammern, zu entfernen und die einzelnen Vorgänge dabei so zusammenzufassen, dass der Ãœberlieferungszusammenhang nicht zerstört wird. Im Einzelfall stellt das ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ der aktenführenden Stelle geeignete Verpackungsmittel (Einschlagpapier, Jurismappen, Archivkartons, Schlauchbindungen) zur Verfügung. Nicht ordnungsgemäß vorbereitete ³§³¦³ó°ù¾±´Ú³Ù²µ³Ü³Ùü²ú±ð°ù²µ²¹²ú±ðn können vom ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ zurückgewiesen werden.
- Die Ãœbergabe von Schriftgut an das ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ kann nur nach vorheriger Absprache mit dem ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ erfolgen. Bei umfangreichen, zur Ãœbergabe angebotenen Schriftgutbeständen wird in der Regel ein Archivmitarbeiter direkt bei der aktenführenden Stelle entscheiden, welche Unterlagen übernommen und welche sofort vor Ort im Wege der vereinfachten Kassation vernichtet werden dürfen. Durchgeführte vereinfachte Kassationen werden von der aktenführenden Stelle auf den Aussonderungslisten sowie in einem gesonderten Protokoll, das dem Archiv zur dauernden Aufbewahrung zu übergeben ist, festgehalten.
- Die Aktenübergabe selbst erfolgt zu einem vereinbarten Termin durch den für die Ablieferung festgelegten Sachbearbeiter der aktenführenden Stelle im ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹, Prüferstr. 9, Erdgeschoss. Für den Transport der Unterlagen zum ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ trägt die aktenführende Stelle die Verantwortung.
- Nach der Ãœbernahmerevision durch das ±«²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ùä³Ù²õ²¹°ù³¦³ó¾±±¹ erhalten die aktenführenden Stellen ein Exemplar des Aussonderungsverzeichnisses, in das durch das Archiv für eventuell notwendig werdende Zugriffe der aktenführende Stelle auf die Unterlagen bzw. spätere Recherchen eine Zugangsnummer eingetragen wird, zurück.
